TOBB EKONOMİ VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ MAL VE HİZMET
SATINALMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Dayanak
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; TOBB Ekonomi ve Teknoloji
Üniversitesi tarafından yapılacak inşaat dışındaki her türlü mal ve hizmet
alımı işlerinin ilke, yöntem, esas ve usullerini belirlemek ve yapılacak
işlemlere ilişkin esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, TOBB Ekonomi ve Teknoloji
Üniversitesinin her türlü mal ve hizmet ihtiyacının, belirlenen ilkelere uygun
olarak en iyi şartlarda alımına ilişkin hususları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun
14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale Komisyonları, İlkeler ve Satın
Alma Talepleri
Satın alma ve ihale komisyonları
MADDE 4 – (1) Satınalma ve ihale işleri ile ilgili organlar
şunlardır:
a) Satınalma Sorumlusu: İdari ve Mali
İşler Müdürüdür.
b) Üniversite Satınalma Komisyonu:
Biri İdari ve Mali İşler Müdürü olmak üzere Rektörce görevlendirilecek en az üç
üyeden oluşur. Komisyon başkanını da Rektör belirler. İşin konusu itibarıyla
teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma olurunda belirtilmek
kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci
komisyon üyelerine ilave edilebilir. Bunun dışında Rektörlükçe uygun görülmesi
halinde satınalma komisyonu kararına destek olmak üzere asgari üç kişilik bir
teknik komisyon da kurulabilir.
c) Muayene ve Kabul Komisyonu: Satınalma
komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin
tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili
olarak Rektörlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşan bir komisyondur. Bu
komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli
ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.
(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile
toplanır ve çoğunlukla karar verirler. Oyların eşit olması halinde başkanın
bulunduğu taraf çoğunlukta sayılır. Aynı üye her iki komisyonda birden görev
alamaz.
Akademik alım ve yatırımların
belirlenmesine yönelik ilkeler
MADDE 5 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt
yapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her
türlü sınıf, atölye ve laboratuvar donanımının alımı ile ilgili planlama
yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Üniversitenin stratejisine
uygunluk,
b) Planlanan veya yapılmış olan
yatırımlarla gereksinimin karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi,
c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin
belirlenmesi,
ç) Altyapı, eğitim, destek
gereksinimlerinin diğer birimlerle birlikte planlanması,
d) Araştırma projelerinde Üniversite
dışı kaynak kullanımına özen gösterilmesi,
e) Belirlenen gereksinim ve temel
teknik özelliklerin her hangi bir marka belirtilmeksizin satınalma istek
formunda yer alması.
Satınalma ilkeleri
MADDE 6 – (1) Satınalma ilkeleri şunlardır;
a) Ödeneği olmayan kalemden harcama
yapılamaz.
b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan
en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.
c) Mal ve hizmet alımlarında sadece en
düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme
koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif
tercih edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun
dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak
gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri alır.
d) Alımlarla ilgili işler bir elde
toplanarak İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün yetki ve sorumluluğunda yürütülür.
Birimler acil olaylar dışında firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımları
konusunda ilişkide bulunamaz. Üniversitede meydana gelebilecek ve anında
müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek
ve teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik olaylar acil olarak
kabul edilir. Acil alımlar olarak belirlenen durumlarda gerekli mal ve hizmet
alımı, birim yöneticisi tarafından şifahen veya yazılı olarak olay ve meblağ da
belirtilmek suretiyle Genel Sekreterin bilgilendirilmesi ve onay alınmasını
müteakip en kısa sürede gerçekleştirilir. Olayın önem ve büyüklüğüne göre Genel
Sekreter, Rektör ve/veya Mütevelli Heyet Başkanının onayını da alır. İşe ait
fatura Üniversiteye ulaştırıldığında, birim yöneticisi ve Genel Sekreterin
imzası ile ita amiri olarak Rektörün onayı alınır ve İdari ve Mali İşler
Müdürlüğü ödeme işlemini başlatır.
e) Her türlü satınalmada Yatırım
Teşvik Belgesi kapsamında alım yapılmasına özen gösterilmelidir. Satınalma
talebinin Yatırım Teşvik Belgesi kapsamına girip girmediğinin kontrolünü İdari
ve Mali İşler Müdürlüğü yapar.
f) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla
incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır,
ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı
bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi
sağlanır.
Satınalma talepleri
MADDE 7 – (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri
mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan Satınalma
Talep Formunu doldurup Genel Sekreterliğe onaylatarak İdari ve Mali İşler
Müdürlüğüne gönderirler. Akademik birimler ise bu formları, Dekan/Enstitü
Müdürü/Yüksekokul Müdürü/Merkez Müdürü onayını müteakip Rektörlüğe iletirler.
Toplanan bütün talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok
seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda
talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi, varsa
eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; İdari ve Mali
İşler Müdürlüğünce, Mütevelli Heyet Başkanınca belirlenen yetki limitleri
dahilinde satınalma işlemi başlatılır.
Satınalma talep formunda bulunması
gereken bilgiler
MADDE 8 – (1) Satınalma talep formunda, aşağıda belirtilen
bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve
birim sorumlusunun imzası, (Fakültelerde Dekan, Enstitülerde Enstitü Müdürü),
b) Belgenin tarihi,
c) İhtiyacın konusu, niteliği ve
gerekçesi,
ç) Tahmini tutarı,
d) Gerekli görülecek diğer
açıklamalar,
e) İdari birimlerde Genel Sekreterlik;
akademik birimlerde ise, Dekan/ Enstitü Müdürü/ Yüksekokul Müdürü/ Merkez
Müdürünün imzası,
f) Rektör imzası.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Satınalma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satınalma ve ihale usulleri
MADDE 9 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak alımlarda
aşağıdaki usuller uygulanır:
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan temin usulü,
ç) Teklif isteme usulü.
Kapalı teklif usulü
MADDE 10 – (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif
mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya
şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan
kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubu şartnameye uygun olarak
hazırlanmalı, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve
ek bilgiler varsa mutlaka verilmelidir. Teklif mektuplarında teklif edilen
fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmalıdır. Teklif
mektupları teklif veren tarafından imzalanmalıdır.
Açık teklif usulü
MADDE 11 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif
alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman
kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da
e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan temin usulü
MADDE 12 – (1) Bu usulde; güzel sanatlara mahsus elişleri, resim,
heykel, tablo, yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında
acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makinaları
için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat
geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif,
harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta,
menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetlerin bir
firmadan doğrudan temin edilmesi usulüdür. Onay süreci tamamlanan satınalma
talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan İdari ve Mali İşler
Müdürlüğünce gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımı ile
onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde
veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör eliyle satıldığı hallerde
de doğrudan temin usulü uygulanır.
(3) Satın almanın bu maddede yer alan
usullerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili makam onayında belirtilir.
Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve
saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satınalma
ve ihale komisyonu karar verir.
(4) Doğrudan temin usulünde, niteliği
itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık
teklif usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılması
esastır.
(5) Doğrudan temin usülünde bir defada
yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 2’sini geçemez.
Teklif isteme usulü
MADDE 13 – (1) Teklif isteme usulü; mal/hizmetin fiyat, nitelik
ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme
yapılmasından ibarettir. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart
veya şartlara tabi olup olmadığı eksiltme şartnamesinde belirtilir.
Teslim alma ve ödeme
MADDE 14 – (1) Satınalma talep formunda yer alan işin
tamamlanmasını müteakip muayene ve kabul komisyonu toplanır. Komisyon, işin satınalma
komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde
kararını makam onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak
üzere İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne iletilir. Acil durumlar veya tutarı
itibarıyla satınalma ve ihale komisyonuna sevkedilmemiş işlerde ödeme
yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan mal / hizmetin uygunluğunu kontrol
edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.
(2) Gerekli onayları tamamlanmış olan
fatura, İdari ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından, yüklenici ile anlaşılmış
ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye
Girecekler ile İhalenin Kesinleşmesi
Şartnameler ve sözleşme
MADDE 15 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu
Yönetmelik ve uygulanması zorunlu olan diğer mevzuat hükümleri de dikkate
alınarak İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce hazırlanır.
(2) Şartnameler satın alma konusu
işlerin her türlü idari ve teknik özelliğini belirtmelidir. Şartnamelerde işin
mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli
hallerde ek hususlara da yer verilir.
(3) Şartnameler idari ve teknik
şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;
a) İdari Şartname: Yapılacak işin
idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla İdari ve Mali İşler
Müdürlüğünce hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına
veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz
konusu hususlar şunlardır:
1) İşin konusu,
2) Teklifin şekli ve son gönderme
tarihi,
3) Teminat alınıp alınmayacağı
alınacaksa miktarı,
4) Opsiyon müddeti,
5) İşin süresi,
6) Ödeme durumu,
7) Teslim şekli,
8) Vergi ve harçlar,
9) Gümrük işleri,
10) İhaleye katılma şartları ve
katılamayacak olanlar,
11) Üniversitenin alımı yapıp
yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin
durdurulması veya iptali,
12) Uyuşmazlıkların çözümü.
b) Teknik Şartname: İşin ihtiyaca
uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları
içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile İdari ve Mali İşler Müdürlüğü
tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep
formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin
aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:
1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj.
(4) Şartnamelerde aksine bir hüküm
bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile
pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde satınalma komisyonu
kararının onaylayıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili
firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise
kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer
almalıdır:
a) Alınacak mal / hizmetin net ve
ayrıntılı olarak açıklaması (malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve
şartlar),
b) Alınacak mal / hizmet bedeli, ödeme
planı ve gerekli hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi,
noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması,
süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için
doğacak haklar.
(5) Süreklilik arz eden hizmet
alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam
edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat
artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satınalma
isteği yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir. Ancak mevcut
sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satınalma
talep formu doldurulmasını gerektirir.
Geçici teminat
MADDE 16 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve
işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat
alınır. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel
bildirilmediğinden idarece tespit olunacak miktarda geçici teminat alınır.
Kesin teminat
MADDE 17 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve
işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda kesin teminat
alınabilir.
İhaleye giremeyecekler
MADDE 18 – (1) Aşağıda belirtilen kimseler doğrudan veya dolaylı
ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, bu Yönetmeliğin 1
inci maddesi kapsamına giren işlemlere katılamazlar:
a) TOBB Mütevelli Heyet başkanı ve
üyeleri, TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi Rektörü, TOBB üst düzey
yöneticileri, Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu
kişilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci
dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile ortakları,
b) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesi
kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle
görevli olanlar ve bu görevlilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece
dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile
ortakları,
c) Daha önce kendisine iş verildiği
halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan
sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme
ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, Hukuk
Müşavirliği'nin de görüşü alınarak, iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.
ç) TOBB Yönetim Kurulu üyeleri,
Türkiye Odalar ve Borsalar Eğitim ve Kültür Vakfı (TOBEV) Yönetim Kurulu
üyeleri ile bu kişilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan
ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, ortakları veya
ortağı, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler.
d) Kanunlarla ve hükümet kararı ile
geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve özel bütçelerle idare olunan kurum
ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş bankaların ve iktisadi devlet
teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
İhalenin kesinleşmesi
MADDE 19 – (1) İhaleler ita amirinin onayı ile en geç beş iş
günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya
tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir.
Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
(2) Taahhüdünü yerine getiremeyen
yüklenici firmaya teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye
maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da
kesin teminattan artan fark iade edilmez.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini TOBB Ekonomi ve
Teknoloji Üniversitesi Rektörü yürütür.