Yazdır 
Resmi Gazete Tarihi: 07.06.2006 Resmi Gazete Sayısı: 26191

İSKAN KANUNU UYGULAMA YÖNETMELİĞİ

TOBB EKONOMİ VE TEKNOLOJİ ÜNİVERSİTESİ MAL VE HİZMET SATINALMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam ve Dayanak

                Amaç

                MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi tarafından yapılacak inşaat dışındaki her türlü mal ve hizmet alımı işlerinin ilke, yöntem, esas ve usullerini belirlemek ve yapılacak işlemlere ilişkin esasları düzenlemektir.

                Kapsam

                MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesinin her türlü mal ve hizmet ihtiyacının, belirlenen ilkelere uygun olarak en iyi şartlarda alımına ilişkin hususları kapsar.

                Dayanak

                MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Satın Alma ve İhale Komisyonları, İlkeler ve Satın Alma Talepleri

                Satın alma ve ihale komisyonları

                MADDE 4 – (1) Satınalma ve ihale işleri ile ilgili organlar şunlardır:

                a) Satınalma Sorumlusu: İdari ve Mali İşler Müdürüdür.

                b) Üniversite Satınalma Komisyonu: Biri İdari ve Mali İşler Müdürü olmak üzere Rektörce görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını da Rektör belirler. İşin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma olurunda belirtilmek kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha fazla sayıda temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir. Bunun dışında Rektörlükçe uygun görülmesi halinde satınalma komisyonu kararına destek olmak üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon da kurulabilir.

                c) Muayene ve Kabul Komisyonu: Satınalma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Rektörlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşan bir komisyondur. Bu komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir.

                (2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve çoğunlukla karar verirler. Oyların eşit olması halinde başkanın bulunduğu taraf çoğunlukta sayılır. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.

                Akademik alım ve yatırımların belirlenmesine yönelik ilkeler

                MADDE 5 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt yapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her türlü sınıf, atölye ve laboratuvar donanımının alımı ile ilgili planlama yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır:

                a) Üniversitenin stratejisine uygunluk,

                b) Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla gereksinimin karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi,

                c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi,

                ç) Altyapı, eğitim, destek gereksinimlerinin diğer birimlerle birlikte planlanması,

                d) Araştırma projelerinde Üniversite dışı kaynak kullanımına özen gösterilmesi,

                e) Belirlenen gereksinim ve temel teknik özelliklerin her hangi bir marka belirtilmeksizin satınalma istek formunda yer alması.

                Satınalma ilkeleri

                MADDE 6 – (1) Satınalma ilkeleri şunlardır;

                a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz.

                b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması esastır.

                c) Mal ve hizmet alımlarında sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir.

                ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için Üniversite gerekli tedbirleri alır.

                d) Alımlarla ilgili işler bir elde toplanarak İdari ve Mali İşler Müdürlüğünün yetki ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler acil olaylar dışında firmalarla doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz. Üniversitede meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek ve teknik veya doğal afetlerden dolayı oluşan beklenmedik olaylar acil olarak kabul edilir. Acil alımlar olarak belirlenen durumlarda gerekli mal ve hizmet alımı, birim yöneticisi tarafından şifahen veya yazılı olarak olay ve meblağ da belirtilmek suretiyle Genel Sekreterin bilgilendirilmesi ve onay alınmasını müteakip en kısa sürede gerçekleştirilir. Olayın önem ve büyüklüğüne göre Genel Sekreter, Rektör ve/veya Mütevelli Heyet Başkanının onayını da alır. İşe ait fatura Üniversiteye ulaştırıldığında, birim yöneticisi ve Genel Sekreterin imzası ile ita amiri olarak Rektörün onayı alınır ve İdari ve Mali İşler Müdürlüğü ödeme işlemini başlatır.

                e) Her türlü satınalmada Yatırım Teşvik Belgesi kapsamında alım yapılmasına özen gösterilmelidir. Satınalma talebinin Yatırım Teşvik Belgesi kapsamına girip girmediğinin kontrolünü İdari ve Mali İşler Müdürlüğü yapar.

                f) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır.

                Satınalma talepleri

                MADDE 7 – (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan Satınalma Talep Formunu doldurup Genel Sekreterliğe onaylatarak İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne gönderirler. Akademik birimler ise bu formları, Dekan/Enstitü Müdürü/Yüksekokul Müdürü/Merkez Müdürü onayını müteakip Rektörlüğe iletirler. Toplanan bütün talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi, varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce, Mütevelli Heyet Başkanınca belirlenen yetki limitleri dahilinde satınalma işlemi başlatılır.

                Satınalma talep formunda bulunması gereken bilgiler

                MADDE 8 – (1) Satınalma talep formunda, aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:

                a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusunun imzası, (Fakültelerde Dekan, Enstitülerde Enstitü Müdürü),

                b) Belgenin tarihi,

                c) İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi,

                ç) Tahmini tutarı,

                d) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,

                e) İdari birimlerde Genel Sekreterlik; akademik birimlerde ise, Dekan/ Enstitü Müdürü/ Yüksekokul Müdürü/ Merkez Müdürünün imzası,

                f) Rektör imzası.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Satınalma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme

                Satınalma ve ihale usulleri

                MADDE 9 – (1) Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak alımlarda aşağıdaki usuller uygulanır:

                a) Kapalı teklif usulü,

                b) Açık teklif usulü,

                c) Doğrudan temin usulü,

                ç) Teklif isteme usulü.

                Kapalı teklif usulü

                MADDE 10 – (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubu şartnameye uygun olarak hazırlanmalı, şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka verilmelidir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmalıdır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanmalıdır.

                Açık teklif usulü

                MADDE 11 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.

                Doğrudan temin usulü

                MADDE 12 – (1) Bu usulde; güzel sanatlara mahsus elişleri, resim, heykel, tablo, yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makinaları için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetlerin bir firmadan doğrudan temin edilmesi usulüdür. Onay süreci tamamlanan satınalma talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce gerçekleştirilir.

                (2) Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya distribütör eliyle satıldığı hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır.

                (3) Satın almanın bu maddede yer alan usullerden hangisine göre yapılacağı konuyla ilgili makam onayında belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satınalma ve ihale komisyonu karar verir.

                (4) Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık teklif usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılması esastır.

                (5) Doğrudan temin usülünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 2’sini geçemez.

                Teklif isteme usulü

                MADDE 13 – (1) Teklif isteme usulü; mal/hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılmasından ibarettir. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup olmadığı eksiltme şartnamesinde belirtilir.

                Teslim alma ve ödeme

                MADDE 14 – (1) Satınalma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip muayene ve kabul komisyonu toplanır. Komisyon, işin satınalma komisyonunun kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını makam onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla satınalma ve ihale komisyonuna sevkedilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin, alınan mal / hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini onaylaması gerekir.

                (2) Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, İdari ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye Girecekler ile İhalenin Kesinleşmesi

                Şartnameler ve sözleşme

                MADDE 15 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu Yönetmelik ve uygulanması zorunlu olan diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce hazırlanır.

                (2) Şartnameler satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliğini belirtmelidir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir.

                (3) Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;

                a) İdari Şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması amacıyla İdari ve Mali İşler Müdürlüğünce hazırlanır. İşin niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır:

                1) İşin konusu,

                2) Teklifin şekli ve son gönderme tarihi,

                3) Teminat alınıp alınmayacağı alınacaksa miktarı,

                4) Opsiyon müddeti,

                5) İşin süresi,

                6) Ödeme durumu,

                7) Teslim şekli,

                8) Vergi ve harçlar,

                9) Gümrük işleri,

                10) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,

                11) Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,

                12) Uyuşmazlıkların çözümü.

                b) Teknik Şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim ile İdari ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak kabul edilir:

                1) İşin konusu, niteliği ve yöntemi,

                2) Garanti,

                3) Teslim süresi, yeri ve şekli,

                4) Bakım, servis, montaj.

                (4) Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması halinde satınalma komisyonu kararının onaylayıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer almalıdır:

                a) Alınacak mal / hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması (malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar),

                b) Alınacak mal / hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat,

                c) Süre, fesih, yenileme şartları,

                ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,

                d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.

                (5) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satınalma isteği yapılmasına gerek duyulmaksızın sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satınalma talep formu doldurulmasını gerektirir.

                Geçici teminat

                MADDE 16 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat alınır. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden idarece tespit olunacak miktarda geçici teminat alınır.

                Kesin teminat

                MADDE 17 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.

                İhaleye giremeyecekler

                MADDE 18 – (1) Aşağıda belirtilen kimseler doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak kendileri veya başkaları adına, bu Yönetmeliğin 1 inci maddesi kapsamına giren işlemlere katılamazlar:

                a) TOBB Mütevelli Heyet başkanı ve üyeleri, TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi Rektörü, TOBB üst düzey yöneticileri, Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu kişilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile ortakları,

                b) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesi kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile ortakları,

                c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilenler, Hukuk Müşavirliği'nin de görüşü alınarak, iki yıla kadar ihalelere alınmazlar.

                ç) TOBB Yönetim Kurulu üyeleri, Türkiye Odalar ve Borsalar Eğitim ve Kültür Vakfı (TOBEV) Yönetim Kurulu üyeleri ile bu kişilerin eşlerinin, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları, ortakları veya ortağı, yöneticisi veya temsilcisi bulundukları şirketler.

                d) Kanunlarla ve hükümet kararı ile geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve özel bütçelerle idare olunan kurum ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş bankaların ve iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.

                İhalenin kesinleşmesi

                MADDE 19 – (1) İhaleler ita amirinin onayı ile en geç beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.

                (2) Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmaya teminatı irat kaydedilir. Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

                Yürürlük

                MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

                Yürütme

                MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi Rektörü yürütür.

 

Sayfa